O RGPD impõe a qualquer organismo que trate dados pessoais que os conserve apenas durante o período estritamente necessário às finalidades para as quais foram recolhidos. É o princípio da «limitação da conservação»: a Lendovia não guarda os seus dados nem indefinidamente, nem por defeito, mas sim de acordo com prazos definidos antecipadamente para cada categoria de dados e cada finalidade — simulação, instrução de um processo, gestão de um contrato em curso, obrigações contabilísticas ou legais, ou ainda gestão de um litígio.
Estes prazos têm em conta simultaneamente as nossas necessidades operacionais e as obrigações legais e regulamentares aplicáveis a uma instituição de crédito ao consumo, nomeadamente em matéria contabilística, fiscal e de combate ao branqueamento de capitais e ao financiamento do terrorismo (LCB-FT). Decorridos estes prazos, os seus dados são eliminados ou anonimizados, salvo obrigação legal em contrário.
Prazos-chave
3 anos — Dados de simulação (potenciais clientes), a contar do último contacto.
3 anos — Processos recusados ou retirados, a contar da decisão.
5 anos — Dados de clientes, após o termo do contrato.
5 anos — Documentos de identificação e comprovativos (LCB-FT).
13 meses — Cookies e dados de ligação.
5 anos — Reclamações e litígios.
Este princípio encontra o seu fundamento no artigo 5.º, n.º 1, alínea e) do RGPD, que proíbe a conservação de dados sob uma forma que permita a identificação dos titulares dos dados por um período superior ao necessário para as finalidades para as quais são tratados. Não se trata de uma simples recomendação de boas práticas, mas de uma obrigação cujo incumprimento expõe um organismo como o nosso a sanções aplicadas pela autoridade francesa de proteção de dados — a Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) —, podendo estas atingir vários milhões de euros ou 4 % do volume de negócios anual mundial, consoante o montante mais elevado, bem como a um risco reputacional e a uma perda de confiança dos nossos clientes. Conservar um dado para além do prazo justificado nunca é uma opção neutra: cada mês de conservação supérflua é um mês durante o qual esse dado permanece exposto a um risco de fuga, de pirataria ou de utilização indevida, sem que qualquer finalidade legítima o justifique já. É por esta razão que construímos, categoria a categoria, uma política de prazos precisos, em vez de um prazo único aplicado indistintamente ao conjunto dos dados que tratamos.
Prazos de conservação
Quando indica a sua situação no nosso simulador em linha — rendimentos, encargos, montante pretendido, prazo previsto, dados de contacto — sem que esta diligência resulte num pedido de financiamento formalizado, permanece o que o direito da proteção de dados designa por «potencial cliente» (prospect). A CNIL recomenda, para este tipo de perfil comercial, uma conservação limitada a três anos a contar do último contacto que teve connosco, e é este o prazo que aplicamos.
O conceito de «último contacto» merece ser esclarecido, pois é frequentemente mal compreendido. Não se trata da data em que preencheu o simulador, mas sim da data da última interação ativa entre si e a Lendovia: uma nova simulação, a abertura de um e-mail enviado pelas nossas equipas, um clique num hiperligação das nossas comunicações, ou um contacto com o nosso serviço de apoio ao cliente. Cada um destes eventos reinicia a contagem dos três anos. Em contrapartida, o simples facto de consultar outra página do nosso sítio sem interagir com as nossas comunicações comerciais não prolonga este prazo — não seguimos a sua navegação geral para este efeito.
Se, no termo dos três anos seguintes a este último contacto, não tiver iniciado qualquer diligência de subscrição, os seus dados de simulação são automaticamente eliminados das nossas bases comerciais. Pode também, a qualquer momento e sem necessidade de justificar o motivo, opor-se a receber as nossas comunicações comerciais, utilizando a hiperligação de cancelamento de subscrição presente em cada comunicação ou contactando-nos diretamente. Esta oposição é tratada de imediato e implica, salvo prosseguimento de uma diligência ativa da sua parte, a cessação de toda a prospeção.
Uma vez transformada a sua simulação num pedido de crédito formal, o seu processo entra naquilo a que designamos por fase de instrução: as nossas equipas verificam os documentos comprovativos transmitidos, consultam os organismos competentes para avaliar a sua solvabilidade, e uma comissão de decisão delibera sobre a concessão ou a recusa do financiamento. Durante todo este período, o conjunto de dados e documentos que nos confiou — identidade, situação profissional e financeira, extratos bancários, documentos de estado civil — são conservados de forma ativa, uma vez que são indispensáveis à tomada de decisão.
Quando o processo resulta numa recusa, ou quando decide desistir dele antes do seu termo, estas informações não são eliminadas de imediato: são conservadas por mais três anos. Este prazo corresponde ao período durante o qual a Autorité de contrôle prudentiel et de résolution (ACPR) — a autoridade francesa de supervisão prudencial e de resolução — ou a CNIL nos podem solicitar que justifiquemos os critérios de concessão ou de recusa aplicados a um determinado processo, no âmbito das suas funções de supervisão do setor do crédito ao consumo. Permite-nos também, caso volte a submeter um pedido nesse intervalo, retomar o contexto da sua diligência anterior, em vez de lhe pedir que reconstitua tudo desde o início.
Um processo recusado e um processo retirado não são tratados de forma idêntica internamente, ainda que o prazo final de conservação convirja para três anos em ambos os casos. Uma recusa é objeto de uma fundamentação documentada, conservada para responder a uma eventual contestação da sua parte ou a uma fiscalização regulamentar sobre as nossas práticas de concessão. Uma retirada — quando desiste por sua própria iniciativa, por exemplo por ter encontrado uma melhor oferta noutro local ou ter alterado o seu projeto — não comporta esta fundamentação, o que reduz proporcionalmente os dados conservados: apenas são mantidos os documentos necessários à rastreabilidade do pedido.
A partir da assinatura de um contrato de crédito, passa a ser cliente da Lendovia e deixa de ser apenas requerente, o que altera a natureza da nossa relação com os seus dados. Durante toda a vigência do contrato — quer se trate de um empréstimo pessoal reembolsado ao longo de cinco anos ou de um crédito renovável utilizado por um período mais longo — conservamos de forma ativa o conjunto das informações necessárias à sua boa execução: identidade, dados bancários, histórico de prestações, eventuais incidentes de pagamento, trocas de correspondência com o nosso serviço de recuperação de crédito, se for caso disso, e aditamentos contratuais.
Com a extinção do contrato, quer ocorra no seu termo normal, quer na sequência de um reembolso antecipado total, os seus dados não são eliminados de um dia para o outro. O direito francês prevê um prazo de prescrição civil de cinco anos, durante o qual uma ação judicial se mantém admissível — por sua iniciativa, em caso de desacordo quanto ao saldo final, ou pela nossa, em caso de crédito que permaneça por liquidar. É este prazo de prescrição que justifica a conservação dos seus dados durante cinco anos após o termo do contrato, e não uma intenção de os utilizar para além do necessário.
Em caso de reembolso antecipado, o raciocínio mantém-se idêntico, mas o ponto de partida dos cinco anos passa a ser a data efetiva do reembolso, em vez do termo inicialmente previsto no contrato. Em concreto, um empréstimo pessoal contratado por sessenta meses mas liquidado antecipadamente ao fim de trinta meses verá os seus dados conservados até cinco anos após esse trigésimo mês, e não cinco anos após o sexagésimo.
Enquanto instituição que opera no setor do crédito ao consumo, a Lendovia está sujeita às obrigações de vigilância previstas pelo dispositivo de combate ao branqueamento de capitais e ao financiamento do terrorismo (LCB-FT), decorrente do Código Monetário e Financeiro francês e das sucessivas diretivas europeias na matéria. Este quadro obriga-nos a verificar a sua identidade antes de iniciar uma relação de negócio consigo, e a conservar o registo dessa verificação durante um prazo determinado após o termo dessa relação, independentemente dos demais prazos de conservação aplicáveis ao seu processo.
Esta obrigação incide, em concreto, sobre os documentos que permitiram estabelecer a sua identidade e a sua situação no momento da subscrição: cartão de cidadão ou bilhete de identidade, passaporte ou título de residência, comprovativo de domicílio, bem como os documentos que atestam os seus rendimentos, tais como recibos de vencimento ou notas de liquidação de imposto. Estes documentos são conservados durante cinco anos a contar do termo da relação contratual que o vincula à Lendovia, quer esta termine pelo decurso do prazo contratual, por um reembolso antecipado, ou por qualquer outra forma de extinção.
Durante todo este período, estes documentos são armazenados separadamente dos dados utilizados no dia a dia para a gestão comercial, em ambientes cujo acesso é restrito apenas aos colaboradores habilitados no âmbito das suas funções de conformidade, de auditoria ou de resposta a uma requisição judicial ou administrativa. Não são consultados nem utilizados para fins comerciais durante esta fase de arquivo, sendo a sua única finalidade permitir à Lendovia responder, se for caso disso, aos pedidos da TRACFIN, da ACPR ou de qualquer autoridade judicial competente.
Cada visita ao nosso sítio gera aquilo a que se chama dados de ligação: endereço IP, data e hora da consulta, páginas visitadas, tipo de dispositivo e de navegador utilizados, bem como, se aplicável, os identificadores registados pelos cookies e outros dispositivos de rastreio que nós ou os nossos parceiros utilizamos para medir a audiência, facilitar a sua navegação ou, sob reserva do seu consentimento, personalizar os conteúdos publicitários que vê noutros locais na internet.
A CNIL recomenda, para este tipo de dados, um prazo de conservação que não pode exceder treze meses a contar da instalação do dispositivo de rastreio ou da recolha do dado, renovável a cada nova visita se voltar a prestar o seu consentimento. Findo este prazo, estas informações devem ser eliminadas ou tornadas anónimas, sob pena de deixarem de cumprir qualquer finalidade legítima face ao período real durante o qual um perfil de navegação se mantém pertinente.
Esta página não pormenoriza o conjunto dos dispositivos de rastreio utilizados pela Lendovia nem as finalidades precisas prosseguidas por cada um deles: este nível de detalhe, bem como as modalidades para configurar ou retirar o seu consentimento a qualquer momento, encontram-se descritos na nossa política de cookies, para a qual o convidamos a consultar para uma informação completa.
Uma reclamação e um litígio não correspondem exatamente à mesma realidade, ainda que ambos deem origem a uma conservação prolongada de dados que lhe digam respeito. Uma reclamação designa a manifestação de um desacordo ou de uma insatisfação que dirige diretamente ao nosso serviço de apoio ao cliente ou ao nosso provedor — por exemplo, quanto ao cálculo de uma prestação ou ao tratamento de um processo — e que pode ser resolvida sem intervenção judicial. Um litígio, por sua vez, pressupõe o recurso a uma via judicial formal, perante um tribunal cível ou, mais raramente, no âmbito de um processo penal.
Em ambos os casos, os dados relacionados — correspondência trocada, documentos apresentados, decisões proferidas se for caso disso — são conservados durante cinco anos, prazo que corresponde às vias de recurso previstas no direito civil francês e que lhe permite, tal como nos permite a nós, fazer valer os seus direitos ou defender-se caso a situação venha a ser submetida a um tribunal após uma primeira tentativa de resolução amigável frustrada.
Quando um litígio se resolve rapidamente e por via amigável, tal não reduz sistematicamente este prazo de cinco anos: a possibilidade de um desacordo voltar a surgir, ou de uma das partes reconsiderar um acordo celebrado, justifica a conservação de um registo completo do processo durante todo este período, mesmo na ausência de um processo judicial instaurado. Esta conservação não significa, porém, que estes dados sejam utilizados para outros fins que não o acompanhamento do processo em causa: mantêm-se circunscritos à sua finalidade original e nunca alimentam, por exemplo, as nossas ações de prospeção comercial.
Quando o prazo de conservação aplicável chega ao seu termo, os seus dados pessoais são definitivamente eliminados dos nossos sistemas ou, quando apresentam interesse estatístico, anonimizados de forma irreversível, deixando nesse caso de permitir a sua identificação. Em determinados casos previstos por lei, nomeadamente para cumprimento das nossas obrigações contabilísticas ou para a gestão de um litígio, os dados podem ser objeto de um arquivo intermédio: são então conservados separadamente, com um acesso estritamente limitado às pessoas habilitadas, até ao termo do prazo legal aplicável, antes da sua eliminação definitiva.
A distinção entre eliminação e anonimização é mais do que uma nuance técnica. Eliminar um dado significa apagá-lo pura e simplesmente dos nossos sistemas, de tal forma que deixa de poder ser consultado ou reconstituído. Anonimizar um dado consiste, pelo contrário, em transformá-lo de modo a que já não possa, por qualquer meio, ser associado à sua pessoa: por exemplo, um processo de simulação eliminado ao fim de três anos desaparece integralmente, ao passo que os montantes médios emprestados ou os prazos de reembolso mais solicitados podem ser conservados sob forma agregada e anonimizada nas nossas estatísticas internas, sem que estes números remetam alguma vez novamente para a sua identidade, para o seu processo ou para qualquer outro dado que permita reconhecê-lo individualmente. É esta segunda via que nos permite melhorar as nossas ofertas e o nosso simulador ao longo do tempo, sem conservar qualquer dado pessoal que lhe diga respeito na aceção do RGPD.
Dispõe, a qualquer momento, de direitos sobre os seus dados pessoais — direito de acesso, direito de retificação, direito ao apagamento, direito à limitação do tratamento, direito à portabilidade e direito de oposição. Para o detalhe completo destes direitos e as modalidades para os exercer, consulte a nossa política de proteção de dados.
Acontece, por vezes, que um cliente nos solicite a eliminação antecipada dos seus dados antes do termo do prazo de conservação aplicável, exercendo o seu direito ao apagamento. Este direito não é, contudo, absoluto: o próprio RGPD prevê que não se aplica quando o tratamento é necessário ao cumprimento de uma obrigação legal a que a Lendovia esteja sujeita, por exemplo as nossas obrigações contabilísticas ou as decorrentes do dispositivo LCB-FT acima descrito. Nesse caso, não podemos eliminar de imediato os dados em causa, mas limitamos estritamente o seu acesso e a sua utilização: deixam de ser utilizados para qualquer outra finalidade que não aquela que justifica a sua conservação, e nomeadamente para qualquer prospeção comercial, até ao termo do prazo legal. Informamo-lo sistematicamente, quando recebemos um pedido deste tipo, dos dados que somos obrigados a continuar a conservar, da base legal que a tal nos obriga, e da data em que serão efetivamente eliminados.